Serwis sprzętu medycznego – optymalizacja kosztów... - dlaszpitali.pl

Serwis sprzętu medycznego – optymalizacja kosztów na etapie zakupu urządzeń

OPM_4_2020_technika_technologia_SERWIS_SPRZETU_MEDYCZNEGO_iStock-1134679866
fot. iStock

Niniejszy artykuł porusza kwestie związane z serwisowaniem sprzętu medycznego. Skupia się na sposobie optymalizowania kosztów usług serwisowych przy zakupie sprzętu medycznego w dobie złej sytuacji finansowej większości szpitali.

Wszystkie urządzenia medyczne podlegają czynnościom mającym na celu utrzymanie ich sprawności. Wynika to z ustawy o wyrobach medycznych z 2010 roku (1). Jakie to niesie ze sobą obowiązki? Otóż wszystkie jednostki ochrony zdrowia mają obowiązek zapewnić odpowiednią „opiekę” nad urządzeniem. W ramach „opieki” należy zagwarantować, że sprzęt medyczny będzie nadawał się do użytku zgodnie z jego przeznaczeniem. Podstawową czynnością jest wykonywanie okresowych przeglądów technicznych urządzenia, chyba że producent zalecił inaczej. W artykule zostały poruszone kwestie związane z wyrobami medycznymi, które nie są wyrobami do diagnostyki in vitro, do implantacji oraz wyrobami wykonanymi na zamówienie lub przez użytkownika. Warunki dla powyższych typów wyrobów szczegółowo zostały opisane w przytoczonej już na wstępie ustawie. Skupiono się na wyrobach medycznych, które w potocznym rozumienu traktuje się jako sprzęt bądź aparaturę medyczną. Innymi słowy, urządzenia, które podlegają pod odpowiednie klasy wyrobów (I, IIa, IIb, II).

Zgodnie z zapisami ustawy każda jednostka udzielająca świadczeń zdrowotnych, tj. konsultacji, diagnostyki, leczenia danego pacjenta, musi posiadać kompleksową dokumentację dotyczącą używanej aparatury medycznej. Zgodnie z art. 90 UoWM jednostka udzielająca świadczeń zobowiązana jest posiadać dokumentację wykonanych: przeglądów, regulacji, kalibracji, wzorcowań, sprawdzeń i kontroli bezpieczeństwa wyrobu, który wykorzystuje do udzielania świadczeń zdrowotnych, zawierającą w szczególności daty wykonania tych czynności, nazwisko lub nazwę podmiotu (firmę), który wykonał te czynności, ich opis, wyniki i uwagi dotyczące wyrobu.

Akty prawne nie regulują, w jakiej formie ma być dokumentacja. Najczęściej jednak jest to wersja papierowa pod postacią paszportu technicznego. W tym momencie należy wspomnieć także, że nie wszystkie urządzenia traktowane są jako wyroby medyczne w rozumieniu ustawy o wyrobach medycznych. Za wyrób medyczny uznaje się: narzędzie, przyrząd, urządzenie, oprogramowanie, materiał lub inny artykuł, stosowany samodzielnie lub w połączeniu, w tym z oprogramowaniem przeznaczonym przez jego wytwórcę do używania specjalnie w celach diagnostycznych lub terapeutycznych i niezbędnym do jego właściwego użycia, przeznaczony przez wytwórcę do stosowania u ludzi w celu:

a) diagnozowania, zapobiegania, monitorowania, leczenia lub łagodzenia przebiegu choroby,
b) diagnozowania, monitorowania, leczenia, łagodzenia lub kompensowania skutków urazu lub upośledzenia,
c) badania, zastępowania lub modyfikowania budowy anatomicznej lub procesu fizjologicznego,
d) regulacji poczęć,który nie osiąga zasadniczego zamierzonego działania w ciele lub na ciele ludzkim środkami farmakologicznymi, immunologicznymi lub metabolicznymi, lecz którego działanie może być wspomagane takimi środkami.

Jednocześnie, wszystkie wyroby w rozumieniu powyższej definicji muszą posiadać deklarację zgodności (UoWM, art. 29). Dokument ten jest wystawiany przez wytwórcę bądź jego autoryzowanego przedstawiciela. Wyrób, który nie posiada deklaracji zgodności, nie może być uznany za wyrób medyczny. W takich przypadkach, najczęściej, stawka podatku VAT za urządzenia niemedyczne ustalana jest na poziomie 23%. Wyroby medyczne opodatkowane są stawką VAT 8%.

„Opieka” nad urządzeniami

Wszystkie wyroby medyczne muszą być utrzymywane w sprawności, dlatego wykonuje się przeglądy techniczne. Czynności wykonywane w ramach przeglądu określane są przez producenta, który definiuje zarówno częstotliwość wymaganych przeglądów, jak i podmioty uprawnione do ich wykonywania (UoWM, art. 90). W tym momencie należy zwrócić uwagę, że w ustawie mowa o „fachowych” czynnościach. „Wytwórca, importer i dystrybutor wprowadzający do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub sprowadzający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu używania na tym terytorium wyrób, który dla prawidłowego i bezpiecznego działania wymaga fachowej instalacji, okresowej konserwacji, okresowej lub doraźnej obsługi serwisowej, aktualizacji oprogramowania, okresowych lub doraźnych przeglądów, regulacji, kalibracji, wzorcowań, sprawdzeń lub kontroli bezpieczeństwa − które zgodnie z instrukcją używania wyrobu nie mogą być wykonane przez użytkownika − załącza do wyrobu wykaz podmiotów upoważnionych przez wytwórcę lub autoryzowanego przedstawiciela do wykonywania tych czynności”.

Mając powyższe na uwadze, nie wszystkie wyroby muszą być serwisowane przez tzw. autoryzowany serwis. Warto w takim przypadku sprawdzić zapisy w instrukcji obsługi. Jeżeli jest mowa, że producent „zaleca”, to nie jest to jednoznaczne z obowiązkiem. Skupiając się na obniżaniu kosztów eksploatacji sprzętu medycznego, ponoszonych przez jednostki ochrony zdrowia, można brać pod uwagę usługi serwisu nieautoryzowanego przez wytwórcę.

Koszty eksploatacji a okres gwarancji

Podczas zakupu urzadzeń medycznych bierze się pod uwagę okres gwarancji, jaki ma posiadać dany sprzęt. Standardowym okresem jest 12 lub 24 miesięcy. Wykonywanie przeglądów technicznych jest zazwyczaj niezbędne do zachowania uprawnień gwarancyjnych. Podczas gdy urządzenie jest w okresie gwarancyjnym, nie jest to jednoznaczne, że w ramach czynności gwarancyjnych są uwzględnione przeglądy. Dlatego do zakresu czynności gwarancyjnych zaleca się uwzględnienie prawidłowego działania oferowanych urządzeń od momentu podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego, obejmujące części zamienne, wymagane opłaty licencyjne, wymagane przez producenta przeglądy techniczne oraz serwis (tzw. pełną gwarancję).

Gwarancja jest składnikiem ceny urządzenia, i tym samym opodatkowana jest wartością 8% VAT. Rozważając, że czynności serwisowe po okresie gwarancji są usługami, podlegają pod VAT 23%. Dla większości publicznych jednostek ochrony zdrowia kwota brutto jest zasadnicza. Przy zwiększeniu kwoty na zakup urzadzeń medycznych, obejmującej dodatkowe koszty wydłużenia okresu gwarancji, można zaoszczędzić. Na początek to 15% wartości usług gwarancyjnych, czyli różnicy w opodatkowaniu. Następne czynności optymalizacji kosztów zawierają się w uwzględnieniu odpowiednich zapisów w trakcie przeprowadzania postępowania przetargowego na dostawę urządzeń medycznych, czyli ich zakup.

Czytaj także: Kluczowe aspekty decyzji o wymianie lub serwisie aparatury medycznej

Komentarze

Nasze strony wykorzystują pliki cookies. Korzystanie z naszych stron internetowych bez zmiany ustawień przeglądarki dotyczących plików cookies oznacza, że zgadzacie się Państwo na umieszczenie ich w Państwa urządzeniu końcowym. Więcej szczegółów w Polityce prywatności.