Optymalizacja kosztów eksploatacji aparatury medycznej i infrastruktury technicznej: koszty serwisu, zakup części, oprogramowanie

CAPEX vs. OPEX

Niejednokrotnie koszt zakupu nowego urządzenia jest nieznaczny i zupełnie niewspółmierny w stosunku do całkowitego kosztu jego posiadania. Dlatego warto analizować umowy zakupu pod kątem elementów zużywalnych (nie tylko ich kosztów, ale także częstotliwości ich wymiany). W tym przypadku przysłowie „skąpy dwa razy traci” staje się regułą. Firmy często kuszą klienta niską ceną urządzenia, aby ten stał się ich systematycznym nabywcą elementów eksploatacyjnych. Nie dajmy się zatem złapać w taką pułapkę. Dla ekonomistów będzie miał także znaczenie rodzaj nakładów, który będzie nieatrakcyjny: znacznie wyższe wydatki operacyjne (OPEX) w stosunku do wydatków kapitałowych (CAPEX).

Grupy zakupowe

Dokonywanie zakupów w ramach tzw. grup zakupowych to dość rozpowszechnione działania w prywatnych sieciach medycznych, które posiadają jednostki w różnych regionach kraju. Organizuje się wówczas wspólne zakupy dla różnych placówek połączonych ze sobą kapitałowo. Przynosi to duże korzyści finansowe, daje większe pole negocjacyjne, dzięki czemu można otrzymać produkt lepszy jakościowo w korzystniejszej cenie. Natomiast oryginalna idea grup zakupowych dotyczy dokonywania zakupów przez podmioty bez więzi kapitałowych. Niestety w Polsce jest to nadal mało popularna praktyka¹.

Niepełne wykorzystanie możliwości sprzętowych

Kolejnym punktem w kwestii optymalizacji kosztów eksploatacyjnych jest problem zakupu aparatu nie do końca odpowiadającego potrzebom użytkownika, a co za tym idzie – niewykorzystywanego w pełnym zakresie swoich możliwości bądź wykorzystywanego sporadycznie. Nie zwalnia to bowiem szpitala z systematycznej kontroli technicznej i wymiany elementów eksploatacyjnych, które w przypadku urządzeń zaawansowanych są drogie. Zakup zbyt zaawansowanych aparatów do pracowni o przeciętnym zakresie badań generuje zatem nadmierne koszty. Firmy medyczne coraz częściej kuszą nas nowymi rozwiązaniami technologicznymi, które niekoniecznie będą wykorzystywane przez użytkownika.

Można sobie bowiem zadać pytanie, czy do wykonania standardowego badania struktur anatomicznych kości potrzebny jest 256-rzędowy tomograf komputerowy? Oczywiście, że nie! Tak zaawansowane systemy są predysponowane do badań struktur ruchomych, szczególnie w dziedzinie kardiologii i angiologii. Przykłady takie jak ten można mnożyć. Z tego względu tak ważne jest określenie zakresu badań i realnych potrzeb personelu medycznego podczas opracowywania specyfikacji zamówienia danego sprzętu. Wpłynie to nie tylko na niższą cenę zakupu sprzętu, ale także jego późniejszej eksploatacji.

Na bieżący rachunek kosztów bezpośredni wpływ ma także pełne wykorzystanie sprzętu medycznego pod względem czasowym. Dobrze funkcjonujący szpital nie może sobie pozwolić na sytuację, w której wysoce specjalistyczny sprzęt stoi przez większość czasu nieużywany. Tutaj kluczowe jest odpowiednie definiowanie potrzeb użytkowników.

Rozwiązanie, które umożliwiłoby lepsze wykorzystanie sprzętu, wiązałoby się ze zmianą organizacji polskich oddziałów – tak, by sprzęt, na jakim pracuje personel, nie był przypisany do konkretnych komórek organizacyjnych. Oczywiście nie jest to możliwe w przypadku każdego rodzaju aparatury. Problemem mogą okazać się także wymogi NFZ, które nakładają na poszczególne podmioty obowiązek posiadania konkretnych urządzeń, przez co te są nierzadko irracjonalnie dublowane.

Systemy zarządzania jakością

Omawiając temat optymalizacji kosztów, nie sposób nie wspomnieć o systemach zarządzania jakością. Głównym celem wprowadzania systemów jakościowych w szpitalach jest nie tylko podwyższenie standardów obsługi pacjenta, ale także optymalizacja kosztów funkcjonowania jednostki oraz ujednolicenie i usprawnienie procesów.

Działanie systemu zarządzania jakością zgodnie z normą ISO 9001 opiera się na sprecyzowaniu mierzalnych wskaźników, na podstawie których możliwa będzie ocena efektywności funkcjonowania danych procedur. W przypadku urządzeń szpitalnych mierzalnymi wskaźnikami mogłyby być np. średni czas wyłączenia urządzenia z użytku ze względu na awarię (mierzony w skali kwartału/roku) czy liczba awarii (konkretnego urządzenia, grup urządzeń, określonych modeli etc.). Tego rodzaju wskaźniki pozwoliłyby w miarodajny sposób opisać naszą szpitalną rzeczywistość, aby rokrocznie ją kontrolować i móc kontynuować proces udoskonalania.

Lean Six Sigma

Omawiając racjonalizację kosztów, nie można pominąć strategii Lean Six Sigma. Na świecie coraz więcej placówek służby zdrowia funkcjonuje z tą filozofią biznesową lub jest zainteresowanych jej implementacją w celu usprawnienia procesów związanych z działaniem szpitala (obsługą pacjentów, administracją, zakupami, utylizacją itd.). Wszystko to przy jednoczesnej optymalizacji kosztów ². Six Sigma działa w oparciu o analizę procesów, zidentyfikowanie tzw. „wąskich gardeł”, opóźnień i nieoptymalnych praktyk. Celem jest wdrożenie skutecznych strategii i tzw. zarządzania proaktywnego, gdzie ponoszone koszty mają charakter zapobiegawczy, w przeciwieństwie do zarządzania reaktywnego, nastawionego na działania naprawcze. W drugim przypadku koszty są nieplanowane (pośrednie) i trudniejsze do identyfikacji oraz oszacowania³. Na przykład: w sytuacji poważnej awarii sprzętu medycznego byłyby to (oprócz utraconych dochodów) ukryte koszty związane m.in. z: bezczynnością pracowników (personelu obsługującego uszkodzone urządzenie), koordynacją usług naprawczych, ewentualną wypłatą nadgodzin pracownikom w celu nadrobienia niewykonanych badań spowodowanych awarią sprzętu itd.

Szpitale, które wprowadziły system Six Sigma, poprawiły swoją zyskowność i cieszą się przewagą w zakresie jakości świadczonych usług nad konkurencją.

Zamienniki

Tak jak w przypadku serwisu stoimy przed dylematem wyboru firmy autoryzowanej lub nieautoryzowanej, tak w przypadku zakupu akcesoriów (tj. czujników, przewodów itd.) możemy rozważyć zakup osprzętu nieoryginalnego.

Coraz łatwiej można znaleźć na rynku dostawcę, który oferuje akcesoria nie gorszej jakości od oryginalnych, a będące nawet kilkakrotnie tańsze od tych zalecanych przez producenta. Dlatego warto sprawdzać i testować takie elementy, gdyż nie zawsze za wysoką ceną oryginalnych komponentów stoi jakość, a często płacimy za renomę i znak firmowy producenta. Weźmy także pod uwagę fakt, że ogromna konkurencja wymusza coraz to lepsze produkty. Znienawidzone przez nas produkty Made in China charakteryzują się coraz częściej dobrą jakością.

Czynnik ludzki

Niestety bardzo często przyczyną awarii sprzętu jest jego nieprawidłowa obsługa. Działania zapobiegawcze, jakie należałoby podjąć w tym zakresie, to częste szkolenia oraz uświadamianie pracowników, jak prawidłowo użytkować i konserwować sprzęt.

Personel medyczny przechodzi szkolenia z obsługi urządzeń podczas ich instalacji. Warto rozważyć wprowadzenie cyklicznych szkoleń, co bezpośrednio przełoży się na minimalizację liczby awarii związanych z nieprawidłową obsługą aparatury. Rzeczywistość wygląda bowiem tak, że nieświadomy użytkownik skraca cykl życia aparatu. Powtórne szkolenia z obsługi urządzeń przyczynią się również do zwiększenia komfortu pracy oraz poprawy bezpieczeństwa użytkowników i pacjentów.

Pobór energii elektrycznej

Koszty eksploatacji to także lub przede wszystkim opłaty za energię elektryczną. Koszt zużycia prądu ma szczególne znaczenie w przypadku wysokospecjalistycznej aparatury medycznej oraz rozbudowanych systemów infrastruktury budynkowej. Podczas definiowania przedmiotu zamówienia, szczególnie w przypadku maszynowni, które charakteryzują się ciągłą pracą, warto zwrócić uwagę na parametr, jakim jest pobór mocy, a także ewentualną opcję przechodzenia urządzeń w „tryb czuwania”.

Tematyka związana z oszczędnością prądu w budynkach służby zdrowia to bardzo złożony temat, wymagający szerszego omówienia w osobnym artykule.

Podsumowanie

Ze względu na to, że sprzęt medyczny stanowi znaczącą część majątku szpitala, optymalne zarządzanie nim jest bardzo ważną kwestią i ma bezpośredni wpływ na wynik ekonomiczny placówki. Rolą inżynierów w szpitalu oprócz codziennej opieki nad maszynami (ich awariami i naprawami) jest przeprowadzanie systematycznych analiz kosztów bieżących i stosowanie metod umożliwiających ich optymalizację poprzez: racjonalne planowanie działań serwisowych, systematyczny monitoring stanu aparatury medycznej oraz kosztów jej utrzymania.

Odpowiednie narzędzia (systemy) pozwalają dokonywać interpretacji ilościowej i dają konkretne dane (wskaźniki) umożliwiające optymalne zarządzanie bazą sprzętową poprzez podejmowanie racjonalnych decyzji. W dłuższej perspektywie pomagają w dokonywaniu wyboru sprzętu mniej awaryjnego oraz generującego mniejsze koszty eksploatacyjne w skali roku. Umożliwia to obranie odpowiedniej strategii w przyszłości – podczas tworzenia planów zakupowych i określania wymogów dotyczących nowo kupowanych urządzeń. Mamy możliwość dostrzeżenia momentu, w którym aparat się wysłużył i generuje nadmierne koszty (np. zbyt częsta wymiana materiałów eksploatacyjnych). To z kolei predysponuje do przyspieszenia zakupu nowej aparatury ze względu na nieopłacalność utrzymania obecnej.

Dlatego warto inwestować w narzędzia, jakimi są systemy do zarządzania urządzeniami, ponieważ przyczyniają się one bezpośrednio do ograniczenia kosztów eksploatacyjnych: pozwalają znaleźć „słabe punkty” w szpitalu, dają konkretną odpowiedź dotyczącą wyeksploatowania aparatury, umożliwiają tworzenie analiz kosztowych, a zatem ułatwiają optymalne zarządzanie bazą sprzętową, za którą jako inżynierowie i menedżerowie odpowiadamy.

Przypisywane Hipokratesowi słowa dotyczące profilaktyki zdrowotnej: „lepiej zapobiegać, niż leczyć”, doskonale wpisują się także w racjonalny sposób zarządzania sprzętem, w którym polityka proaktywna bezdyskusyjnie przynosi sukcesy ekonomiczne.

Przypisy

¹ Kaszyński W.: Polskie Grupy Zakupowe. „Infrastruktura Techniczna Szpitala”, 1/2013.
² Lean Six Sigma Solutions. http://www.leansixsigma.pl/starter.html.
³ Martinko K.: How Understanding the Total Cost of Ownership of Your Equipment or Instrumentation Can Reduce Costs, Increase Performance and Improve Workforce Productivity. „Thermo Fisher Scientific”, https://www.thermofisher.com