Zakupy sprzętu i aparatury medycznej – zagrożenia i wyzwania

Skuteczne zarządzanie zakupami sprzętu medycznego wymaga strategicznego planowania, uwzględniającego nie tylko bieżące potrzeby, ale także długoterminową eksploatację urządzeń.

Optymalizacja zarządzania aparaturą medyczną to proces, który ma na celu zapewnienie maksymalnej efektywności wykorzystania zasobów technologicznych, podniesienie jakości opieki zdrowotnej oraz redukcję kosztów operacyjnych. Związane z tym wyzwania obejmują nie tylko zarządzanie kosztami zakupu, ale także zapewnienie długoterminowej efektywności operacyjnej oraz bezpieczeństwa pacjentów. Kluczowe jest więc przemyślane planowanie zakupów sprzętu, które uwzględnia wszystkie aspekty techniczne, ekonomiczne oraz organizacyjne. Tylko takie podejście pozwala na podejmowanie mądrych i odpowiedzialnych decyzji inwestycyjnych, minimalizując ryzyko związane z niewłaściwie dobranym sprzętem oraz zapewniając jego wysoką jakość i funkcjonalność przez cały okres użytkowania.

Optymalizacja zarządzania aparaturą medyczną w kontekście wyzwań i zagrożeń to ciągły proces, który obejmuje zarówno sprzęt, który już posiadamy, jak i ten, który planujemy zakupić w przyszłości. Na początek skupmy się na sprzęcie, który zamierzamy nabyć. Na co zwrócić uwagę, aby proces zakupowy był skuteczny i przeprowadzony w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami?

Plan zakupowy na kolejny rok jest zazwyczaj tworzony pod koniec roku. Optymalnym rozwiązaniem jest jednak tworzenie roboczej listy zakupów przez cały rok, bazując na systematycznym monitorowaniu stanu technicznego urządzeń, częstotliwości napraw oraz kosztów eksploatacji. Przeanalizowanie tych danych pozwala na wypracowanie lepszego obrazu tego, które urządzenia wkrótce będą wymagały wymiany lub większych inwestycji w serwis. W planie zakupowym warto uwzględnić także te urządzenia, które wydają się mniej pilne i sprawne, ale które wkrótce mogą utracić wsparcie techniczne lub programowe – na przykład z powodu wygasającej gwarancji serwisowej czy zaprzestania aktualizacji systemów operacyjnych. Ważnym elementem w tym przypadku jest również monitorowanie wsparcia technicznego oferowanego przez producenta. Jeśli dana aparatura nie ma wsparcia autoryzowanego serwisu, należy zbadać, czy możliwa będzie naprawa sprzętu w serwisach nieautoryzowanych, niezależnych.

Szczególną uwagę należy zwrócić na sprzęt oparty na systemach operacyjnych. W przypadku gdy urządzenie jest podłączone do sieci szpitalnej, a system operacyjny przestaje być wspierany i nie otrzymuje aktualizacji, konieczne staje się zaplanowanie wymiany takiego sprzętu. Może się okazać, że wymiana np. samego komputera sterującego jest kosztowna, a w niektórych przypadkach niemożliwa. Stosowanie urządzeń z przestarzałym oprogramowaniem stwarza ryzyko nie tylko związane z kompatybilnością, ale również z bezpieczeństwem danych pacjentów. Może się zdarzyć, że wymiana części komputerowej czy sterownika urządzenia nie będzie możliwa, ponieważ brakuje odpowiednich sterowników kompatybilnych z nowszymi systemami operacyjnymi. Jako przykład mógłbym podać głowicę kamery stroboskopowej, która sama w sobie była sprawna, ale tzw. drivery były dostępne tylko do wersji Windows 7. Dlatego, planując zakupy, warto rozważyć wymianę sprzętu, który nie jest już w pełni wspierany, aby uniknąć późniejszych problemów.

Tworzenie planu zakupów powinno także uwzględniać nie tylko potrzeby użytkowników, ale i zmieniające się wymagania technologiczne oraz medyczne. Wraz z wprowadzaniem nowych procedur medycznych i rozwoju technologii mogą pojawić się nowe możliwości, które wymagają odpowiedniego wyposażenia. Z drugiej strony, nie zawsze dostrzegane przez personel medyczny problemy techniczne ze starszym sprzętem mogą w pewnym momencie stać się poważnym wyzwaniem. Wiele urządzeń, które są użytkowane przez lata, może wymagać coraz częstszych napraw, co staje się nieopłacalne ekonomicznie, mimo że na pierwszy rzut oka wydają się sprawne. To właśnie wtedy warto dokonać analizy, czy dalsze ich użytkowanie jest uzasadnione, czy lepiej zdecydować się na zakup nowoczesnego urządzenia, które zapewni większą efektywność i bezpieczeństwo.

Zakup sprzętu medycznego powinien być poprzedzony dokładnym rozeznaniem potrzeb użytkowników i analizy rynku. Bardzo dobrą praktyką jest przeprowadzenie testów urządzeń kilku dostawców przez bezpośrednich użytkowników sprzętu. Na pierwszy rzut oka samo porównanie parametrów może być bardzo mylące. Przykładem mogą być aparaty USG, w których to użytkownik może ocenić jakość obrazowania. Pozostawienie sprzętu na testy musi być poprzedzone umową użyczenia, w której będą jasno określone podstawowe informacje dotyczące m.in. wartości sprzętu, wartości umowy oraz ubezpieczenia. Nie należy pomijać także przeszkolenia personelu, ponieważ pozostawienie sprzętu na testy, który miałby być nieużywany albo personel nie wiedziałby, jak go obsługiwać, byłoby bezcelowe. Testowany sprzęt musi posiadać ważny przegląd techniczny, tak aby był w pełni bezpieczny. W przypadku gdy dostawca zapewnia także akcesoria jednorazowe, należy rozważyć sporządzenie umowy darowizny ze wskazaniem liczby przekazanych artykułów oraz ich wartości.

W wielu przypadkach przetestowanie sprzętu medycznego przed zakupem jest niemożliwe ze względu na ograniczenia logistyczne, wysokie koszty lub brak dostępności u dostawców. W związku z tym szpitale muszą opierać się na innych metodach weryfikacji, takich jak analiza ofert rynkowych, rekomendacje od innych placówek, opinie użytkowników oraz dane z portali branżowych. Szczególnie istotnym narzędziem wspierającym ten proces są wstępne konsultacje rynkowe (WKR), przewidziane w art. 39 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (2). Pozwalają one zamawiającemu na zebranie informacji o dostępnych rozwiązaniach technicznych, orientacyjnych kosztach oraz możliwościach realizacji zamówienia jeszcze przed rozpoczęciem procedury przetargowej. Choć nie są obowiązkowe, WKR znacząco zwiększają szanse na przygotowanie optymalnej specyfikacji, dostosowanej do realiów rynku i potrzeb szpitala, minimalizując ryzyko błędów, nadmiernych kosztów lub wyboru nieodpowiedniego sprzętu. Wdrożenie tych mechanizmów może poprawić efektywność zakupów aparatury medycznej, co jest szczególnie istotne w kontekście ograniczonych budżetów i rosnących wymagań technologicznych w ochronie zdrowia.

Wstępne konsultacje rynkowe są przydatne w następujących przypadkach:

• Gdy zamawiający chce poznać nowe rozwiązania technologiczne dostępne na rynku, które mogą zostać zastosowane w realizacji zamówienia.
• W przypadku złożonych zamówień, wymagających specjalistycznych rozwiązań, gdy konsultacje mogą pomóc w określeniu najlepszych metod wykonania.
• Jeśli istnieje niepewność co do szacunkowych kosztów realizacji zamówienia, WKR mogą dostarczyć informacji na temat cen obowiązujących na rynku.

WKR to narzędzie, które pozwala na precyzyjniejsze określenie wymagań i założeń przetargowych, co prowadzi do bardziej efektywnego procesu przetargowego i lepszej jakości realizacji zamówienia. Oczywiście przeprowadzenie WKR stanowi wyzwanie dla zamawiającego, ale może przynieść liczne korzyści i pozwala na:

1. Określenie dostępnych na rynku wariantów realizacji zamówienia, takich jak zakup, dzierżawa lub leasing (w tym leasing operacyjny).
2. Oszacowanie kosztów realizacji, uwzględniające koszty zakupu, dzierżawy, leasingu oraz narzędzi i akcesoriów do jednego zabiegu, a także koszt osprzętu jednorazowego.
3. Określenie specyfikacji technicznej i warunków serwisowych, takich jak parametry techniczne (np. wymiary urządzenia, wymagane przyłącza, minimalne wymiary pomieszczenia) oraz warunki serwisowe (liczba przeglądów, czas reakcji na zgłoszenie, dostępność serwisu).
4. Poznanie innowacyjnych, społecznych i środowiskowych rozwiązań, takich jak tryb niskiego poboru mocy, automatyczne przechodzenie w tryb czuwania czy szkolenia personelu w zakresie energooszczędności.

Dodatkowo w zaproszeniu do udziału we wstępnych konsultacjach rynkowych warto uwzględnić pytania dotyczące:

1. Dostępnych wariantów realizacji zamówienia (zakup, dzierżawa, leasing).
2. Kosztów eksploatacji urządzenia, w tym narzędzi i akcesoriów chirurgicznych.
3. Wymagań instalacyjnych i transportowych urządzenia.
4. Innowacyjnych rozwiązań oferowanych przez urządzenie (np. precyzyjne wspomaganie zabiegów, łatwość obsługi).
5. Możliwości dostosowania urządzenia do wymogów ekologicznych (np. zmniejszony pobór mocy, tryb czuwania, oszczędzanie energii – zasady DSNH).
6. Warunków i kosztów obsługi gwarancyjnej i pogwarancyjnej, w tym możliwości wykonywania przeglądów okresowych po okresie gwarancyjnym przez pracowników działu aparatury medycznej, co może być szczególnie przydatne i ekonomicznie uzasadnione w późniejszej eksploatacji.
7. Możliwości dostosowania urządzenia do przyszłych rozwiązań technologicznych.

Na czym polegają wstępne konsultacje rynkowe? Zgodnie z przepisami zamawiający może prowadzić wstępne konsultacje rynkowe w celu:

• przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia,
• poinformowania wykonawców o planach i wymaganiach dotyczących zamówienia.

Celem konsultacji jest uzyskanie informacji, które mogą pomóc w opracowaniu opisu przedmiotu zamówienia, przygotowaniu specyfikacji warunków zamówienia, oszacowaniu wartości zamówienia lub wymagań technicznych.

Wstępne konsultacje rynkowe pozwalają na:

1. Lepsze przygotowanie zamówienia – pozwalają zamawiającemu zdobyć wiedzę o dostępnych rozwiązaniach, technologiach i kosztach.
2. Unikanie błędów – umożliwiają wyjaśnienie wątpliwości i doprecyzowanie wymagań przed rozpoczęciem postępowania.
3. Promowanie innowacyjności – dają dostęp do nowoczesnych rozwiązań oferowanych przez rynek.
4. Wsparcie w oszacowaniu wartości zamówienia – pomagają ustalić realne koszty i budżet.
5. Transparentność i dialog z rynkiem – budują otwartą komunikację między zamawiającym a potencjalnymi wykonawcami.

Wprowadzenie tych elementów do procesu zakupowego może znacząco przyczynić się do optymalizacji zarządzania aparaturą medyczną, minimalizując ryzyko nieefektywnego wykorzystania zasobów oraz zwiększając jakość świadczonych usług medycznych.

Oprócz analizy ceny i parametrów technicznych należy zweryfikować koszty związane z przeglądami pogwarancyjnymi, w tym szczegółowe informacje dotyczące tego, jakie czynności serwisowe są zalecane przez producenta oraz co dokładnie obejmuje przegląd techniczny: czy podana cena przeglądu obejmuje koszt dojazdu serwisu, jakie są obecnie stawki usług serwisowych dla danego urządzenia, jaki jest przewidywany czas trwania przeglądu. Często okazuje się, że koszty przeglądów rosną proporcjonalnie do ceny sprzętu, mimo że same czynności serwisowe są podobne w przypadku mniej kosztownych urządzeń. Kolejnym problemem, z jakim się spotykamy i na który warto zwrócić uwagę, jest brak możliwości zakupu części zamiennych bez konieczności zakupu usługi serwisowej. Dostawcy narzucają zakup części zamiennych razem z usługą ich wymiany, co generuje dodatkowe koszty. Przepisy prawne w tej kwestii nie są precyzyjne, warto zatem mieć to na uwadze przy podejmowaniu decyzji o zakupie sprzętu.

Planowanie zakupów sprzętu medycznego z wyprzedzeniem pozwala na dokładniejszą ocenę jego funkcjonalności i dostosowanie do specyficznych potrzeb danej jednostki. Często zdarza się, że sama analiza parametrów technicznych urządzenia, bez uwzględnienia aspektów użytkowych, prowadzi do zakupu aparatury, która w praktyce okazuje się zbyt zaawansowana lub nieoptymalna dla danego oddziału. Takie decyzje mogą skutkować niepotrzebnymi wydatkami, których można uniknąć przy lepszym rozeznaniu.

Z drugiej strony, warto rozpoznać dostępne opcje i rozważyć, czy dana funkcjonalność, mimo że może wydawać się nieistotna na początku, może być przydatna w przyszłości. W przypadku gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że konkretna opcja będzie wykorzystywana przez użytkowników, opłaca się rozważyć jej zakup już przy nabywaniu sprzętu, co może okazać się znacznie tańsze niż późniejsze jej dodanie.

Ważne jest, aby w procesie zakupowym uwzględnić wszystkie dostępne opcje na rynku, ponieważ często okazuje się, że w jednym przypadku oferowane oprogramowanie czy funkcjonalność stanowi standard, a w innym są jedynie opcjonalnym dodatkiem, co może znacząco wpłynąć na finalną cenę zakupu. Ostateczna decyzja powinna być wynikiem kompleksowej analizy, uwzględniającej zarówno potrzeby użytkowników, jak i aspekty ekonomiczne, aby zapewnić optymalny wybór w danym kontekście.

Przygotowanie odpowiedniego opisu przedmiotu zamówienia na sprzęt medyczny w kontekście ustawy o prawie zamówień publicznych (PZP) jest kluczowym etapem w procesie przetargowym. Ma to na celu nie tylko precyzyjne określenie wymagań technicznych, ale także zapewnienie przejrzystości i efektywności całego postępowania.

Zgodnie z ustawą PZP, opis przedmiotu zamówienia powinien być przygotowany w sposób jednoznaczny, wyczerpujący, dokładny i zrozumiały, a także uzasadniony rzeczywistymi potrzebami zamawiającego.

Zasada efektywności

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy PZP, jednym z podstawowych celów postępowań o udzielenie zamówienia publicznego jest zapewnienie efektywności wydatkowania środków publicznych. Efektywność oznacza, że zamawiający powinien tak sformułować wymagania w opisie przedmiotu zamówienia, aby uzyskać najlepsze możliwe rozwiązania w najkorzystniejszej cenie, jednocześnie nie ograniczając konkurencji i nie wykluczając dostawców, którzy mogą zaoferować równie dobre lub lepsze rozwiązania.

Czytaj także: Optymalizacja postępowań przetargowych na dostawy sprzętu medycznego na etapie planowania inwestycji