Najczęstsze problemy w pracowniach rentgenowskich na podstawie wewnętrznych audytów klinicznych

Prawidłowo przeprowadzony audyt wskazuje niedoskonałości w naszym działaniu. Zwraca uwagę na niekonsekwencje w naszych zapisach, na niezgodności między rzeczywistym działaniem a jego teoretyczną podstawą, którą sobie wybraliśmy lub stworzyliśmy. Aby był skuteczny, musi być wykonany przez osoby z praktycznym doświadczeniem w danej dziedzinie.

Pojęcie audytu w naszej codzienności bardzo często jest mylone z kontrolą. Wszyscy boją się audytu, bo kojarzy się ze sforą psów gończych biegającą i węszącą za jakimiś uchybieniami wobec czegoś, co nosi magiczną nazwę „procedura”, i jest zapisanym w „czerwonej książeczce” sposobem postępowania zdecydowanie utrudniającym codzienne życie. Jak już audyt zniknie za horyzontem, to można odetchnąć i, aż do następnego audytu, wrócić do normalnej codzienności.

To po trosze wina od dziesiątków lat panującego u nas strachu przed „kontrolą”, a po trosze owianych magicznym nimbem pojęć „system jakości” i „akredytacja”.

Czym jest audyt?

Pojęcie audytu (pomijając jego kontekst historyczny – dawny „audytor” to sędzia wojskowy) jest rzeczywiście powiązane z systemami jakości. Nie jest to jednak kontrola. Audyt ma za zadanie potwierdzić lub nie, czy nasz system pracy, nasze codzienne postępowanie jest zgodne z wzorcem, który z jakichś przyczyn chcieliśmy osiągnąć. Może to być chęć uzyskania akredytacji jakiejś jednostki nadrzędnej, co może nam pozwolić na wykonywanie określonych usług. Może to być równie dobrze chęć takiej pracy, by uniknąć roszczeń lub by nasz produkt spełniał odpowiednie kryteria i był konkurencyjny. Skoro audyt wynika z chęci, to zakłada dobrowolność.

Kontrola to arbitralne sprawdzenie przez jakąś jednostkę nadrzędną, mającą upoważnienie do kontroli, czy respektujemy ściśle określone wymagania. Jednostka kontrolna ma na ogół w ręku jakieś sankcje, metody zmuszenia do zmiany zasad pracy lub tym podobne. Kontroli zaś nie można się nie poddać.

Audyt jest działaniem wspomagającym osiągnięcie założonych celów. Prawidłowo przeprowadzony audyt wskazuje niedoskonałości w naszym działaniu. Zwraca uwagę na niekonsekwencje w naszych zapisach, niezgodności między rzeczywistym działaniem a jego teoretyczną podstawą, którą sobie wybraliśmy lub stworzyliśmy. Audyt wreszcie może nam wskazać miejsca, które są niedostatecznie chronione przed roszczeniami. Jest to spojrzenie z boku, możliwie obiektywne. Audyt, by był skuteczny, musi być wykonany przez osoby z praktycznym doświadczeniem w danej dziedzinie. By takie spojrzenie z boku mieć – audytor musi być spoza obszaru audytowanego. Innymi słowy – nie da się zaudytować samego siebie. To nie „selfie”, które robi się przy pomocy kijka!

Czytaj także: Audyty kliniczne w radiologii – wytyczne Europejskiego Towarzystwa Radiologicznego

Czym różni się audyt wewnętrzny od zewnętrznego?

Audyty dzielą się na zewnętrzne i wewnętrzne. Powiedzieliśmy wyżej, że nie da się audytować samego siebie. Cóż zatem oznacza pojęcie „audyt wewnętrzny”? I czym różni się od zewnętrznego, skoro oba muszą wykonać osoby z zewnątrz?

Otóż audyt zewnętrzny zlecany jest przez jednostkę zewnętrzną, np. udzielającą akredytacji. Audyt wewnętrzny zlecany jest z wnętrza jednostki audytowanej. To swoiste zaproszenie: przyjdź, przyjrzyj się, jak funkcjonujemy, oceń, na ile jest to zgodne z tym, co jest zapisane w naszych wewnętrznych dokumentach. Zwróć nam uwagę na ewentualne niezgodności czy na potencjalne źródła konfliktów lub roszczeń i powiedz nam, czy jesteśmy gotowi przyjąć audyt zewnętrzny.

Im bardziej wnikliwy będzie audyt wewnętrzny, tym lepiej. Ale jest jeszcze jeden warunek dobrego audytu wewnętrznego – musi on być przeprowadzony w bardzo przyjaznej atmosferze, w sposób niebudzący sprzeciwu zespołu audytowanego. Wszak ma on (audyt wewnętrzny) pomóc nam w eliminacji potencjalnych zagrożeń i nieprawidłowości. Audyt prowadzony w stylu „polowania na czarownice” będzie zdecydowanie mniej przydatny – wtedy każdy podświadomie ukrywa problemy i „haki”. Audyt powinien być przeprowadzony tak, by audytowany zespół otworzył się na audytora i dzielił się z nim swoimi wątpliwościami.