Optymalizacja kosztów eksploatacji aparatury medycznej i infrastruktury technicznej: koszty serwisu, zakup części, oprogramowanie

Optymalne planowanie przeglądów

Za każdą maszyną idzie wydatek związany z jej utrzymaniem, dlatego opieka nad sprzętem nie może być pozostawiona użytkownikom, aby podejmowane przez nich decyzje nie miały wymiaru jednostkowego. Wykonywanie przeglądów grup urządzeń daje bowiem możliwość negocjacji ceny przeglądu jednego urządzenia oraz redukcję kosztów stałych, takich jak dojazd.

W dążeniu do stworzenia grup aparatów, które mogą być pod opieką jednej firmy serwisowej, konieczne staje się przejrzenie bazy sprzętowej. Celem tych działań jest określenie wspólnych właściwości różnych urządzeń. Wymaga to przefiltrowania listy urządzeń/instalacji/systemów pod względem:

1. wspólnych producentów,
2. wspólnych cech typowo technicznych (właściwych dla danych grup urządzeń medycznych),
3. wspólnych cech zbieżnych z zakresem usług danego serwisu.

Mając grupę urządzeń, do których możemy przypisać dany serwis, warto zastanowić się nad ujednoliceniem terminu przeglądów. Często bowiem opłacalne jest przyspieszenie przeglądu niektórych urządzeń (o jeden miesiąc, dwa miesiące), aby wykonać je przy okazji serwisowania innych aparatów. Daje to korzyść nie tylko finansową, ale pozwala także na uporządkowanie harmonogramu przeglądów, a co za tym idzie – ułatwia panowanie nad ich terminami.

W przypadku sieci placówek medycznych mamy możliwość ustalania przeglądów tak, by sprzęt tego samego rodzaju, a mieszczący się w różnych jednostkach (znajdujących się w stosunkowo bliskiej odległości od siebie), był serwisowany w tym samym czasie przez jedną firmę. Otwiera to możliwość negocjacji ceny, ale także minimalizacji kosztów dojazdu, które dzielone są przez te placówki. Wówczas ściągnięcie serwisanta nawet z drugiego końca kraju może okazać się opłacalne.

Unifikacja bazy aparatury

Należy mieć na uwadze, że optymalizacja kosztów eksploatacyjnych to proces ciągły, wymagający od zarządcy nieustannego udoskonalania nie tylko swoich działań, ale także bazy sprzętowej, jaka pozostaje pod jego opieką.

Działania mające na celu unifikację rodzaju aparatury to kolejny krok do ograniczenia kosztów serwisowych. Mniejsza różnorodność urządzeń (mniejsza liczba wprowadzonych modeli i producentów), to mniej kontrahentów serwisowych i mniejsze rezerwy materiałów eksploatacyjnych ze względu np. na kompatybilność akcesoriów. To także większe pole do negocjacji warunków umów serwisowych pod względem cenowym, obsługowym i gwarancyjnym.

Im bardziej chaotyczny jest nasz park maszynowy, tym trudniejsze staje się zarządzanie nim, a także trudniejsza jest dla użytkowników obsługa urządzeń. Wpływa to zatem także na bezpieczeństwo. Ujednolicona baza sprzętowa zapewnia personelowi medycznemu większy komfort użytkowania, co jest szczególnie ważne w sytuacjach nieoczekiwanych lub krytycznych. Z kolei personel techniczny ma lepszą wiedzę praktyczną na temat aparatury będącej pod jego opieką (najczęściej występujące awarie, ewentualne „słabe punkty” etc.).

Działania zapobiegawcze

Z optymalizacją kosztów eksploatacyjnych wiąże się bezpośrednio także systematyczna ocena stanu technicznego urządzeń, która pozwala przewidzieć ewentualne awarie wynikające z wieku urządzenia bądź jego stopnia wyeksploatowania. Stała obserwacja aparatury pod tym kątem pozwala podjąć odpowiednie działania zapobiegawcze.

Wykonanie niektórych czynności serwisowych zawczasu pozwala często uniknąć poważniejszych awarii lub niefortunnej kumulacji drobnych napraw, które sumarycznie mogą być bardzo odczuwalne dla bieżącego budżetu.

Działania prewencyjne dają nie tylko większy komfort użytkowania związany z niezawodnością danego urządzenia, ale – patrząc z szerszej perspektywy – mogą stanowić dużą część oszczędności. Musimy zdać sobie sprawę, że ponoszenie systematycznych kosztów pozwala uniknąć ich nagromadzenia, co w przypadku aparatów wysokospecjalistycznych jest nierzadko wydatkiem rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych. Zmniejszamy także ryzyko ewentualnych „przestojów” związanych z poważnymi awariami i koniecznością tymczasowego wyłączenia urządzenia z eksploatacji.

Serwis wewnętrzny

Coraz więcej podmiotów leczniczych decyduje się na serwisowanie niespecjalistycznego sprzętu przez swoich pracowników technicznych. Wiąże się to z koniecznością opracowania na podstawie zaleceń producenta oraz dobrej praktyki inżynierskiej protokołów oceny technicznej urządzenia, a w przypadku urządzeń elektrycznych – wykonaniem ich testów bezpieczeństwa elektrycznego. Dalej należy stworzyć harmonogram przeglądów i pilnować sumienności oraz rzetelności wykonywanych badań technicznych.

Dla szpitala jest to koszt zakupu testera elektrycznego oraz przeszkolenia personelu w zakresie czynności kontrolno-pomiarowych urządzeń elektroenergetycznych. Pozwala to zaś zaoszczędzić dużą część corocznych wydatków. Minusem jest natomiast odpowiedzialność, która w przypadku awarii spoczywa na szpitalu. Drugą wadę tego rozwiązania mogą stanowić ewentualne braki kadrowe – pracownicy techniczni mają zwykle dużo bieżących obowiązków i dodatkowe zadania wiązałyby się z koniecznością pracy w godzinach nadliczbowych.

Outsourcing

Utrzymanie budynku przez firmy zewnętrzne to coraz częstsza praktyka także w przypadku obiektów szpitalnych. Niesie to za sobą wiele przesłanek, ale i zagrożeń związanych z możliwym spadkiem jakości i utratą kontroli nad budynkiem. Wszystko, jak zawsze, zależy od serwisu, na jaki się zdecydujemy: od jego doświadczenia, stopnia przeszkolenia i kompetencji kadry pracowniczej, potencjału technicznego, warunków współpracy określonych w umowie oraz zakresu odpowiedzialności. Odpowiednia analiza danych, a za nią optymalne dopasowanie zakresu usług do naszych potrzeb może przyczynić się do uzyskania znacznych oszczędności. Należy jednak zdawać sobie sprawę z zagrożeń powierzenia obsługi mienia firmie zewnętrznej. Warto sprawować nad tymi usługami systematyczną kontrolę, a także weryfikować jakość przeprowadzonych czynności naprawczych i konserwacyjnych.

Coraz modniejszy staje się także outsourcing w zakresie utrzymania sprzętu medycznego. W klinikach na Zachodzie i w krajach skandynawskich coraz częściej podpisywane są tzw. umowy in-house team, które zapewniają zespół inżynierów do utrzymania i naprawy sprzętu specjalistycznego. Zapewniony zespół specjalistów sprawuje na co dzień pieczę nad zaawansowanymi urządzeniami. Usprawnia to szczególnie postępowanie w czasie poważniejszych awarii, skraca przestoje urządzeń, ponieważ serwisanci są kompetentni i potrafią podjąć pierwsze działania, a w razie problemów kontaktują się ze zdalnymi serwisantami w celu trafnej diagnozy.

Kontrakty takie nie są tanie, gdyż zapewniają specjalistyczny personel techniczny działający na terenie szpitala. Niemniej jednak może mieć to swoje ekonomiczne uzasadnienie w przypadku jednostek zlokalizowanych z daleka od dużych aglomeracji, kiedy oczekiwanie na serwis zewnętrzny wiązałoby się z długim wyłączeniem urządzenia z eksploatacji, a to generowałoby odczuwalne straty.

Czytaj też: Procedura dotycząca aparatury medycznej – jak ją opracować, aby usprawnić procesy związane z aparaturą?