Optymalizacja kosztów eksploatacji aparatury medycznej i infrastruktury technicznej: koszty serwisu, zakup części, oprogramowanie

Optymalny dobór właściwości urządzenia do oczekiwań odbiorców, a także zwrócenie uwagi na parametry bezpośrednio wpływające na późniejsze koszty eksploatacyjne wymagają specjalistycznego i technicznego podejścia. Dalsze działania to już zabiegi stosowane na co dzień przez inżynierów podczas zarządzania swoją bazą sprzętową.

Optymalizacja kosztów eksploatacyjnych to działania zakrojone na szeroką skalę. Rozpoczynają się już na etapie podejmowania decyzji dotyczących kupowanego sprzętu.

Optymalny dobór właściwości urządzenia do oczekiwań odbiorców, a także zwrócenie uwagi na parametry bezpośrednio wpływające na późniejsze koszty eksploatacyjne wymagają specjalistycznego i technicznego podejścia. Dalsze działania to już zabiegi na co dzień stosowane przez inżynierów podczas zarządzania swoją bazą sprzętową. Zostaną one pokrótce omówione w niniejszym tekście.

Obowiązki pracowników Działu Technicznego i Działu Aparatury Medycznej w dużej mierze opierają się właśnie na racjonalizacji kosztów bieżących. W dobie niewystarczającego finansowania jednostek ochrony zdrowia przez NFZ zabiegi takie są niezwykle ważne, ponieważ ich następstwem są oszczędności, które mogą zostać przeznaczone na odtworzenie bazy sprzętowej, rozwój technologii i ewentualne remonty.

Niezastąpionym narzędziem do optymalnego zarządzania infrastrukturą techniczną szpitala czy aparaturą medyczną jest specjalistyczne oprogramowanie. Dostępne na rynku programy to już nie tylko systemy ewidencji. Są to narzędzia ułatwiające gospodarowanie codziennymi wydatkami związanymi z eksploatacją aparatury. Umożliwiają m.in.: nadzorowanie przeglądów, zarządzanie naprawami, zgłaszanie awarii, ewidencjonowanie umów i rozliczanie faktur. Pomagają także tworzyć różne raporty, zestawienia i analizy kosztów.

W sytuacji, gdy jednostka ochrony zdrowia nie posiada wdrożonego systemu do zarządzania sprzętem, przydatny będzie chociażby rozbudowany spis wszystkich urządzeń i instalacji. Im ta baza będzie bardziej szczegółowa, tym łatwiejsze będzie późniejsze zarządzanie infrastrukturą techniczną bądź aparaturą medyczną. Z tego względu tak ważne jest gromadzenie wszelkich informacji o każdym z urządzeń: nie tylko jego parametrach i funkcjach, ale także historii jego użytkowania (awariach, wymianach części i podzespołów, wymianach elementów eksploatacyjnych i akcesoriów, aktualizacjach itd.). Dzięki temu możliwe jest racjonalne zarządzanie urządzeniami poprzez odpowiednie ustalanie przeglądów, planowanie zakupów czy podejmowanie właściwych działań zapobiegawczych.

Zastanawiając się nad efektywnością swoich działów: technicznego i aparatury medycznej, należałoby sformułować kilka pytań:

• Czy jako dział techniczny/aparatury medycznej posiadamy wdrożoną procedurę zarządzania cyklem życia własnego sprzętu?
• Czy dysponujemy danymi, na podstawie których jesteśmy w stanie dokonać oceny, który sprzęt jest mniej awaryjny?
• Czy posiadamy narzędzia umożliwiające ocenę obecnych serwisantów/ dostawców?
• Czy wiemy, ile wydajemy na sprzęt przez cały cykl jego życia?
• Jak wieloma usługodawcami (dostawcami, serwisami, producentami) zarządzamy?
• Czy znamy stopień wykorzystania swojego sprzętu, dzięki czemu będziemy w stanie uzasadnić zakup dodatkowych urządzeń?
• Czy wiemy, jakie części podczas ostatniej awarii zostały wymienione i czy są objęte gwarancją?

Jeżeli odpowiedź na niektóre z powyższych pytań brzmi „nie”, oznacza to, że posiadamy ukryte koszty, które można wyeliminować, a procedury tak usprawnić, aby zwiększyć skuteczność naszego działu i zmienić sposób zarządzania z reaktywnego na proaktywny.

Odwieczny dylemat: serwis autoryzowany czy nieautoryzowany

Pierwszym problemem, z jakim boryka się osoba odpowiedzialna za infrastrukturę techniczną i/lub aparaturę medyczną, jest wybór odpowiedniego opiekuna serwisowego. Z technicznego punktu widzenia najważniejszym kryterium jest doświadczenie, z menedżerskiego – cena. Na szczęście te dwa kryteria się nie wykluczają, ponieważ duże doświadczenie pozwala często ograniczyć czas danej naprawy. Doświadczony serwisant potrafi ominąć zbędne kroki, ponieważ przystępuje do pracy na urządzeniu, które zna, i nie uczy się jego budowy w trakcie przeprowadzanej naprawy. Zatem jaką decyzję podjąć: wybrać serwis autoryzowany czy nieautoryzowany? Za każdym z tych rozwiązań przemawiają konkretne argumenty.

Serwis autoryzowany cechują niezawodność oraz wysoka jakość usług, a także odpowiedzialność za skutki ewentualnych awarii, nieograniczony i szybki dostęp do części zamiennych.

Serwis nieautoryzowany to przede wszystkim lepszy wynik ekonomiczny. Ze względu na konkurencję coraz częściej jakość usług jest wysoka, a zespół serwisowy wyspecjalizowany. Należy jednak pamiętać, że często (choć nie zawsze) serwis nieautoryzowany posiada ograniczoną dostępność do części zamiennych i kodów serwisowych.

Ostatecznie musimy zatem dokonać rozrachunku zysków i strat, i zdecydować się na rozwiązanie optymalne dla nas. Oczywiście jest to kwestia wielowymiarowa – zależy od kompetencji danego serwisu, rodzaju urządzeń, a także warunków złożonej oferty.

Kontrakty serwisowe

Za podstawowymi kosztami awarii, jakimi są wydatki na części oraz pracę serwisanta, kryją się często nakłady pokaźniejsze – związane z wyłączeniem danego urządzenia z eksploatacji. W momencie, kiedy nie mamy podpisanego kontraktu gwarantującego natychmiastową reakcję serwisu i zapewnienie urządzenia zastępczego, sytuacja taka może wiązać się z dużymi stratami, a w momentach krytycznych – z zatrzymaniem pracy jakiejś pracowni czy sali operacyjnej! Stąd tak ważne jest posiadanie urządzeń rezerwowych w miejscach newralgicznych i/lub (co znajduje swoje ekonomiczne uzasadnienie) podpisanie umów serwisowych gwarantujących szybką interwencję oraz dostarczenie urządzenia zastępczego na czas awarii.

Kiedy dokonamy już wyboru firmy serwisującej, warto uściślić z nią warunki współpracy. Podpisanie umowy serwisowej daje zwykle pewność co do określonego czasu reakcji serwisu oraz gwarancję terminowego zakończenia naprawy. To także ściśle określone warunki cenowe dotyczące kosztów części, zestawów konserwacyjnych, kosztów dojazdu, a także stawek za roboczogodzinę serwisanta. Koszty obejmują także akcesoria takie jak czujniki, przewody itp. Zwykle kontrakt taki gwarantuje niezmienność cen części zamiennych podczas całego okresu obowiązywania umowy.

Zaletą kontraktów serwisowych jest możliwość rozłożenia kosztów w czasie. Na miesięczne wydatki składają się nie tylko przeglądy, ale także materiały eksploatacyjne, w tym części najczęściej ulegające awariom. Wysokość miesięcznych opłat zależy od zakresu kontraktu. Większe korporacje posiadają zwykle kilka rodzajów umów współpracy w zależności od ich zakresu. Podpisując kontrakt typu „premium”, możemy oczekiwać natychmiastowej reakcji serwisu, ciągłej dostępności części zamiennych (tzw. in stock), gwarancji czasu zakończenia naprawy oraz zapewnienia urządzenia zastępczego. Musimy liczyć się jednak z faktem, że w przypadku urządzeń wysokospecjalistycznych miesięczna opłata za taki kontrakt będzie oscylowała na poziomie od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Oczywiście w cenie będą już uwzględnione: praca serwisantów, ich dojazd, zestawy konserwacyjne/serwisowe oraz niektóre części.

Podczas zawierania takich kontraktów warto pamiętać o tym, aby zapisy ściśle określały warunki współpracy, m.in.: godziny dostępności serwisu, czas reakcji na awarię, czas naprawy, zapewnienie urządzenia zastępczego oraz ewentualne konsekwencje w przypadku niedopełnienia ww. czynności w terminie. Warto także jako załącznik do umowy współpracy załączyć aktualny cennik części oraz materiałów eksploatacyjnych.

Czytaj też: Kluczowe aspekty decyzji o wymianie lub serwisie aparatury medycznej