Planowanie i organizacja czasu pracy w szpitalach

Czas na zmiany.

Obecnie na całym świecie trwa dyskusja, jak zarządzać ograniczeniami w dobie pandemii COVID-19, gdy część krajów stopniowo znosi blokady i umożliwia firmom wznowienie działalności, a druga część przygląda się czekając na rozwój sytuacji i postępy w dostawach szczepionek oraz w akcjach szczepień. Na tym etapie pandemii szpitale i placówki medyczne borykają się z dwoma problemami: zapewnieniem ciągłość funkcjonowania w warunkach dużej niepewności oraz ochroną zdrowia i bezpieczeństwa pracowników. Kwestie te są dużym wyzwaniem dla większych szpitali, szczególnie takich, które zatrudniają pracowników zmianowych.

A branża medyczna i placówki opieki zdrowotnej w dużym stopniu zależą od pracowników zmianowych jako istotnej części ich działalności. Ci pracownicy są na pierwszej linii frontu, szczególnie teraz, podczas pandemii, świadcząc swoją pracę i usługi, które pomogły społeczeństwom na całym świecie. Słusznie byli wychwalani jako bohaterowie, narażając swoje zdrowie i życie na poważne ryzyko zakażenia podczas wykonywania swoich obowiązków.

Jeśli z doświadczeń ostatnich miesięcy coś stało się jasne to fakt, że rośnie znaczenie „zwinności”, elastyczności tych organizacji. Zdolność dostosowywania się do zmieniających wymagań dotyczących obostrzeń sanitarnych i dopasowania personelu wymusza dbałość o personel medyczny, a to wymaga wzmożonych wysiłków dla całej organizacji. Luki i niedociągnięcia w procesach, metodach i politykach kadrowych zostały ujawnione i wysuwają się na pierwszy plan jako kluczowy problem dla istnienia placówek medycznych. Wiemy ponadto, że społeczeństwo i gospodarka będą zmuszone do dużego wysiłku, aby dojść do siebie po kryzysie wywołanym przez COVID-19. Trwa wiele dyskusji na temat tego, jak będzie wyglądać tak zwana „nowa normalność” i czy nauczyliśmy się wyciągać wnioski ze smutnych wydarzeń ostatniego roku.

Skuteczne planowanie, także w kwestii organizacji czasu pracy, w dużej mierze wpływa na uzyskanie większej kontroli nad wynikami organizacji. Pandemia uwydatniła ten pogląd. „Nowa normalność” wymaga od szpitali możliwości elastycznego podejścia do samego planowania.

Zrównoważona i elastyczna organizacja będzie miała zdolność do radzenia sobie z kolejnym kryzysem, jeśli wystąpi. Ale jak osiągnąć tę swego rodzaju trwałą elastyczność? Odpowiedź jest złożona, co nie znaczy, że nie jest to możliwe do osiągnięcia.

Planowanie w służbie zdrowia było skomplikowane jeszcze przed pandemią. Niedobór personelu czy praca poza obowiązujące normy (i rozsądek) nie były niczym wyjątkowym. Do tego stopnia wręcz, że co jakiś czas do opinii publicznej docierały informacje o śmierci z przepracowania.

Selfrostering

Jednym ze sposobów jest zastosowanie koncepcji selfrosteringu (indywidualnego zarządzania czasem pracy), czyli złożonego i innowacyjnego podejścia do planowania.

Samodzielne tworzenie grafików to trend, który zyskuje na popularności w Europie Zachodniej od ponad dwóch dekad. Szereg placówek medycznych w Skandynawii i w krajach Beneluksu korzysta z tych rozwiązań.

Jest to forma elastycznego planowania, która pozwala pracownikom wybierać zmiany lub schematy zmian w ramach określonych parametrów. Coraz częściej szpitale zatrudniające pracowników zmianowych zdają sobie sprawę ze znaczących korzyści, jakie może przynieść to podejście. Samodzielne planowanie pracy wiąże się z lepszą równowagą między życiem zawodowym a prywatnym, wyższą produktywnością, większym zaangażowaniem pracowników i mniejszą absencją. W obecnym czasie wartość tych korzyści dla pracodawców i pracowników jeszcze bardziej rośnie.

Ponadto, ponieważ koronawirus nadal jest rzeczywistością w naszym życiu, pracownicy mają teraz dodatkowe względy mające wpływ na to, na jakie zmiany wolą pracować. Pracownicy mogą mieć partnerów, którzy pracują w domu, inni mogą mieszkać z osobami z grup wysokiego ryzyka (osoby starsze lub dorośli z wcześniejszymi schorzeniami). Samodzielne planowanie harmonogramów pracy może złagodzić skutki tych dodatkowych komplikacji, umożliwiając pracownikom większą kontrolę nad harmonogramem pracy w ramach określonych parametrów ilościowych i jakościowych.

Przy projektowaniu podstawowych harmonogramów i ostatecznych grafików bierze się pod uwagę przepisy i regulacje prawne, układy zbiorowe pracy, politykę wewnętrzną, umiejętności i kwalifikacje personelu oraz oczywiście preferencje pracowników dotyczące zmian.

Korzyści z samodzielnego tworzenia grafików w wielu szpitalach widzieliśmy na własne oczy. Wyniki pokazują, że samodzielne tworzenie grafików, gdy jest skutecznie wdrażane, stwarza sytuację korzystną dla pracodawców i pracowników. W praktyce zaobserwowano między innymi takie pozytywne efekty:

• wzrost produktywności o 3-8%
• 10-25% mniej zwolnień chorobowych i absencji
• 10-25% mniej nadgodzin

Powyższe wyniki odnoszą się między innymi do szpitala w Holandii zatrudniającego ponad 4 tysiące personelu, Kliniki Terapii Uzależnień w Belgii zatrudniającej ponad 100 osób oraz do Centrum Medycznego w północnej Holandii z personelem około 500 osób.

Czytaj też: Nowa perspektywa na przyśpieszenie szczepień przeciw COVID-19