Jak efektywnie zarządzać procesem eksploatacji aparatury medycznej?

14 i 15 grudnia odbyła się kolejna, trzecia już sesja w ramach studiów podyplomowych z zakresu optymalizacji zarządzania aparaturą medyczną w MCKP CM UJ w Krakowie. Na niedzielnych zajęciach zaprezentowano kluczowe aspekty efektywnego sposobu zarządzania aparaturą medyczną w instytucjach medycznych, w zakresie jej eksploatacji oraz serwisowania.

W pierwszej kolejności uczestnikom zaprezentowano podstawowe przepisy określające wymagania w zakresie instalacji, wprowadzania do eksploatacji oraz eksploatacji aparatury medycznej w oparciu o:

• ustawę o wyrobach medycznych – ustawę MD,
• dwa rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE w sprawie wyrobów medycznych – rozporządzenie MDR oraz w sprawie wyrobów medycznych do diagnostyki in vitro – rozporządzenie IVDR.

Następnie uczestnicy zapoznali się z nowoczesną strukturą działu aparatury medycznej. Składa się on z zespołów zadaniowych o zmiennym składzie osobowym, powoływanym do realizacji różnych funkcji i zadań działu. Taka organizacja działu zwiększa skuteczność i jakość funkcjonowania jednostki ochrony zdrowia, a co najważniejsze może zminimalizować liczbę niepożądanych zdarzeń aparaturowych.

W samym centrum prezentowanej nowoczesnej struktury znajduje się zespół zadaniowy analityki badający rynek aparatury medycznej w celu wspierania:

• procesów planowania zakupów,
• procesów zakupowych aparatury medycznej,
• projektowania obiektów medycznych,
• wyboru modeli serwisowych.

Ponadto na podstawie dostępnych narzędzi (np. oprogramowania) analitycy oceniają stan techniczny użytkowanych aparatów, planują ich wymiany i up-grade’y oraz dbają o redukcję kosztów eksploatacyjnych aparatury medycznej w jednostkach publicznych i prywatnych.

Zdarzenia aparaturowe

Następnie wprowadzono uczestników w przestrzeń zdarzeń aparaturowych, jakie występują podczas eksploatacji aparatury medycznej, w tym:

• instalacyjnych,
• aplikacyjnych (medycznych i niemedycznych),
• serwisowych,
• kasacyjnych.

W oparciu o praktyczne przykłady przedstawiono sposoby oraz procedury raportowania zdarzeń aparaturowych. Aby precyzyjnie opisać zdarzenia aparaturowe i w celu sformułowania modeli eksploatacji aparatury medycznej, wprowadzono podstawowe pojęcia analityki: „stan” oraz „zdarzenie”. Umożliwiły one zaprezentowanie krzywej stanu aparatury medycznej.

Następnie przedstawiono zasady oraz kanały zgłaszania zdarzeń aparaturowych. W oparciu o różne rodzaje dokumentów, w tym: protokół zdawczo-odbiorczy, paszport techniczny, raport serwisowy, zlecenie serwisowe oraz protokół przekazania, uczestnicy nauczyli się, jak prawidłowo raportować zdarzenia oraz jakie informacje powinny być zawarte w raportach, aby zapewnić skuteczne zarządzanie ryzykiem. Dodatkowo zaprezentowano różnorodne techniki i narzędzia, które mogą być wykorzystywane do monitorowania zdarzeń związanych z aparaturą medyczną. Uczestnicy mieli okazję dowiedzieć się, jak przy wykorzystaniu różnych systemów monitorowania zapobiec lub zminimalizować liczbę niepożądanych zdarzeń aparaturowych.

Zasady i praktyka

Najważniejszą częścią zajęć był natomiast temat „Analityka eksploatacyjna aparatury medycznej – zasady i praktyka”. Uczestnicy zostali zapoznani z metodami eksploatacyjnymi aparatury medycznej, w tym analizą porównawczą: parametrów technicznych i użytkowych, modeli serwisowych oraz kosztów eksploatacji. Przy wykorzystaniu skuteczności serwisowej, efektywności eksploatacyjnej, współczynnika awaryjności, współczynnika sprawności oraz pośrednich kosztów przywrócenia sprawności sprzętu medycznego zaprezentowano, jak w sposób świadomy, odpowiedzialny i analityczny zarządzać procesem eksploatacji oraz podejmować decyzje o zakupie aparatury medycznej oraz odpowiednich kontraktów serwisowych, czyli jak zoptymalizować proces eksploatacji aparatury medycznej.

Na zakończenie zajęć zapoznano uczestników z praktycznymi rozwiązaniami dotyczącymi nadzoru nad serwisami zewnętrznymi. Omówiono, jak efektywnie współpracować z dostawcami usług serwisowych, aby zapewnić wysoką jakość obsługi oraz zminimalizować ryzyko przestojów aparatury medycznej.
Zajęcia obejmowały praktyczne aspekty eksploatacji aparatury medycznej, co sprzyjało aktywnemu udziałowi uczestników. Dzielili się oni swoimi doświadczeniami oraz zadawali pytania, co wzbogaciło dyskusję i umożliwiło lepsze zrozumienie omawianych zagadnień. Wierzę, że zdobyta wiedza i umiejętności pozwolą im na skuteczne zarządzanie procesem eksploatacji aparatury medycznej w ich przyszłej pracy zawodowej.

Michał Smelik
kierownik Sekcji Aparatury Medycznej w Wojewódzkim Szpitalu im. św. Ojca Pio w Przemyślu

Czytaj także: Zainaugurowano drugą edycję studiów z optymalizacji zarządzania aparaturą medyczną