Elektronizacja przetargów i platforma e-zamówienia – czy szpitale są na to przygotowane?

Elektronizacja Zamówień Publicznych dla postępowań przetargowych prowadzonych powyżej progu unijnego została wprowadzona w październiku 2018 roku.

Branża wyrobów medycznych z tym wyzwaniem zmierzyła się już na przełomie 2018 i 2019 roku, gdzie większość zamawiających ogłaszało postępowania przetargowe z wyprzedzeniem, aby zdążyć przed 18 października. Część zamawiających przyspieszało swoje procedury nawet o kilka miesięcy, ogłaszając przetarg z odległym terminem składania ofert (większym niż wskazano w ustawie – minimum 35 dni), przesuwało termin otwarcia ofert lub deklarowało rozpoczęcie realizacji umowy z terminem na kilka miesięcy do przodu.

Sama elektronizacja znacznie ułatwia i przyspiesza komunikację pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. Potwierdza to fakt, że niektóre placówki medyczne pomimo braku obowiązku elektronicznego prowadzenia postępowań poniżej progu unijnego decydują się na tę formę prowadzenia postępowania. Są to w większości większe jednostki, realizujące duże kontrakty z NFZ.

Jeżeli chodzi o techniczną gotowość placówek publicznych na tę zmianę to, duzi zamawiający nie będą mieli z tym problemu, gdyż w jakimś stopniu to już u nich funkcjonuje. Problematyczne będzie to jedynie dla podmiotów nie realizujących zamówień publicznych powyżej progu unijnego, placówek w których kadra zajmująca się zamówieniami publicznymi jest starsza (mniej obeznana z elektroniką, do niedawna standardem komunikacji był faks, który w biznesie jest archaizmem) i mniej środków przeznacza się na edukację w zakresie zamówień publicznych.

Wdrożenia elektronizacji przetargów nie ułatwia na pewno brak dostatecznego wsparcia ze strony instytucji państwowych, takich jak Ministerstwo Cyfryzacji czy Urząd Zamówień Publicznych (UZP), które są odpowiedzialne za wdrożenie platformy e-Zamówienia. Aktualna informacja zamieszczona na stronie UZP wskazuje ostateczny termin oddania platformy na II / III kwartał 2022.

Oczywiście są rozwiązania zastępcze w postaci „miniPORTAL’u”, czyli narzędzia do komunikacji publicznej, które niestety nie spełnia wszystkich oczekiwań. Jest tylko czymś w rodzaju „przekaźnika” ofert. Można go porównać do Poczty Polskiej. Służy jedynie do „wymiany plików”. Dodatkowo, obarczony jest szeregiem wad, które często powodują problemy przy formalnym rozpatrywaniu ofert (oferty zostały poprawnie wysłane, podpisane itp., ale nie „zdążyły spłynąć” do zamawiającego przed terminem otwarcia ofert; problemy techniczne przy szyfrowaniu itp.)

Kolejnym rozwiązaniem są platformy komercyjne, które techniczne są znacznie lepszym rozwiązaniem, nie sprawiają tylu problemów (jeżeli już to sporadycznie), nie ma problemu ze „spływaniem ofert”, w wielu przypadkach już w momencie otwarcia ofert dostępne jest zestawienie z otwarcia ofert (dawne ZP12) czy też same oferty konkurencji.

Jednakże takie rozwiązania są płatne z naliczeniem ryczałtowym za dany czasookres. Przez co bardzo często zadłużonych placówek publicznych na to nie stać. W szczególności tych, które przeprowadzają raptem kilka postępowań przetargowych w ciągu roku.

Reasumując. Elektronizacja zamówień publicznych w służbie zdrowia jeszcze trwa. Trudno jednoznacznie określić, czy wszystkie szpitale są na nią przygotowane i czy sobie z nią dobrze radzą. Niewątpliwie jednak sama idea jest ważna i potrzebna, ułatwia bowiem codzienną współpracę podmiotów medycznych z ich partnerami, podwykonawcami. A to przekłada się coraz bardziej na efektywność, operacyjną i kosztową, ich działania. A to już dużo.

Autor: Anna Biegajło

Dyrektor ds. zamówień publicznych w ZARYS International Group

Czytaj także: Wielka informatyzacja ochrony zdrowia